Čas branja: 7 min

S tem člankom otvarjamo novo kategorijo objav – študije primerov. Nekajkrat na leto bi vam radi predstavili izvedbo projekta, ki je bil bodisi posebej zahteven bodisi na nek način izstopajoč. Upamo, da vam bodo tovrstne študije v pomoč pri razumevanju procesa organizacije prevajalskih projektov. Kdo ve, morda vam celo dajo idejo za optimizirano izvedbo procesov, sorodnih prevajanju.

V prvem članku bomo opisali postopek organizacije prevajalskega procesa za naročilo ene naših dolgoletnih strank s področja farmacije. V prevod smo prejeli 44 dokumentov tehnične narave v skupnem obsegu 1635 fizičnih strani. Dokumenti so bili v formatu PDF in večinoma nebesedilne oblike (tj. formatu, pri katerem se besedila tudi v temu namenjenem programu, npr. Adobe Acrobat Readerju, ne da označiti/izbrati). Vključenih je bilo tudi nekaj rokopisov, ki so deloma prekrivali tiskano besedilo. Izvirniki so bili večinoma v nemškem, deloma pa v angleškem jeziku, naročnik pa je potreboval prevod v slovenščino. Želeni rok izvedbe prevoda je bil približno en mesec in pol, manevrskega prostora pa ni bilo veliko, saj so bili slovenski prevodi pogoj za pripravo nujno potrebne dokumentacije.

Razlogov, zakaj je bil ta projekt zahtevnejši od drugih, je bilo kar nekaj:

  • Velik obseg dokumentov tako v fizičnih kot tudi v prevajalskih straneh (skoraj 125 tisoč besed oziroma 595 prevajalskih strani) ter kratek rok. En sam prevajalec bi za celoten projekt potreboval približno 75 (delovnih) dni, jezikovni pregled in primerjava prevoda z izvirnikom bi terjala še dodatnih 20 dni, končni pregled kakovosti in oblikovanja pa še vsaj 3. Brez ustreznih prilagoditev časovnice in prevajalskega procesa, če bi torej vse omenjene faze potekale zaporedno, za vsako od njih pa bi bila odgovorna ena oseba, bi za pripravo prevoda potrebovali skoraj pet mesecev.
  • Izvirniki v formatu PDF in nebesedilne oblike. V praksi to pomeni, da smo pred samim začetkom prevajanja angažirali ekipo grafičnih oblikovalcev, ki je vse dokumente pretvorila v besedilno obliko (format DOC(X)). Ta proces je za prevajanje ključen, saj besedilna oblika dokumentov omogoča pripravo prevoda s pomočjo prevajalskih orodij – specializiranih programov za prevajanje, ki zagotavljajo hitrejši delovni proces, višjo kakovost in nižjo ceno.
  • Prevod iz dveh izvirnih jezikov v enega ciljnega. Prevajalski proces je dodatno zapletla razpršenost obeh izvirnih jezikov – prevladovala je sicer nemščina, mestoma pa so se pojavili odstavki v angleščini. Zaradi prepletanja izvirnih jezikov ni bilo smiselno, da bi nemške dele prevajal en prevajalec, angleške pa drug, zato smo poiskali prevajalsko ekipo (prevajalca in revizorja), ki prevaja tako iz enega kot iz drugega izvirnega jezika.

Kako smo se torej lotili organizacije prevajalskega procesa pri zgoraj omenjenem kompleksnem naročilu? V Alammi vedno iščemo rešitve na dveh ravneh:

  • znotraj ekipe, z uporabo alternativnih pristopov do naših ustaljenih postopkov, in
  • izven ekipe, torej s sodelovanjem in dialogom z naročnikom.

Večina rešitev na tak ali drugačen način vpliva na vsaj eno stranico »železnega trikotnika« prevajanja, zato z naročnikom vedno preverimo prioritete, želje in pričakovanja glede časovnice, kakovosti in cene končnega izdelka.

S sodelovanjem naročnika in ustrezno interno ureditvijo prevajalskega procesa smo naročniku zagotovili vse prevode v roku dveh mesecev od dneva naročila, kar je le malenkost kasneje od njihove prvotno zastavljene časovnice meseca in pol. Prevode smo pripravili v formatu DOCX, kar je naročniku omogočilo nadaljnje delo z besedili (brez uporabe drage specializirane opreme za urejanje dokumentov formata PDF) in njihovo enostavno uporabo pri pripravi interne dokumentacije.

Kako smo to dosegli? Pri skrajšanju časovnice so nam pomagali nekateri že uveljavljeni postopki, ki jih uporabljamo ob vseh naročilih; na prvem mestu je delo s prevajalskimi orodji, ki so v največjo pomoč pri veliki količini ponavljajočih se delov besedila znotraj dokumenta in med njimi, dodatne rešitve pa smo, kot rečeno, poiskali interno in eksterno.

  1. Preverili smo fleksibilnost naročnika glede časovnice. Vemo namreč, da pogosto obstajata idealni rok (do katerega naročnik potrebuje prevod, zagotavlja pa mu dovolj časa za interni pregled in popravke, hkrati pa vključuje nekaj manevrskega prostora v primeru kakršnihkoli težav ali zamud) in skrajni rok (ki je zadnji rok, ki še zagotavlja dovolj časa za hiter interni pregled). Na tej točki je naročnik omenil, da se jim pravzaprav zelo mudi le z enim sklopom dokumentov, preostala dva pa sta manj nujna, saj ju bodo potrebovali šele po zaključenem delu na prvem sklopu.
  2. Na podlagi omenjenih naročnikovih informacij o razliki v nujnosti prevodov smo sestavili prioritetni seznam dokumentov. Tako so vsi procesi, od priprave pretvorb in analize dokumentov do prevajanja, revizije in pregledov za zagotavljanje kakovosti, stekli čim prej. Deležniki se med sabo niso »čakali«, pač pa so se procesi prekrivali, kar je občutno skrajšalo končno časovnico. Ko je bil prvi sklop prevodov v fazi revizije, je bil prevod drugega sklopa dokumentov že v delu, tretji pa v postopku priprave pretvorb.
  3. Priprava prioritetnega seznama in procesiranje po sklopih je vodji projekta omogočila sprotno opravljanje končnega pregleda kakovosti in oblikovanja. Glede morebitnih težav, ki bi se lahko pojavile v katerem od naslednjih sklopov, je vodja ažurno obveščal prevajalsko ekipo in tako deloval preventivno, vsem deležnikom pa prihranil čas in delo.
  4. Za doseganje želenega roka izvedbe smo prevode dokumentov razdelili med več prevajalcev – v tem primeru smo izbrali tri. V Alammi načeloma nismo zagovorniki deljenja »projekta« (torej dokumenta/-ov za prevod) med več prevajalcev in/ali revizorjev, saj to vsem procesom zagotavljanja kakovosti navkljub pogosto vpliva na kakovost prevoda. Zavedamo pa se, da je takšen način dela občasno nujen, še posebej, kadar ima pravočasna izvedba prevodov prednost pred njihovo usklajenostjo. Tako smo postopali tudi tokrat; za zadostno kakovost prevodov smo poskrbeli z enim revizorjem, ki je pregledal prevode vseh treh prevajalcev in jih slogovno in terminološko uskladil. Seveda bi lahko tudi korak revizije razdelili med več oseb in tako še dodatno pospešili prevajalski proces, a bi s tem močno trpela kakovost prevoda, kar za nas preprosto ni sprejemljivo.
  5. Običajno projektni vodja poskrbi za izmenjavo dokumentov med prevajalcem in revizorjem, obenem pa razčisti še morebitne zaplete ali vprašanja v prevajalskem procesu. Glede na tesno časovnico tega naročila smo se tokrat odločili za drugačen pristop – prevajalce in revizorja smo povezali v skupno korespondenco. To ni prispevalo le k časovno optimizirani izmenjavi velikega števila datotek za prevod, pač pa je tudi pozitivno vplivalo na pretočnost komunikacije. Prevajalska ekipa je tako lahko sodelovala pri usklajevanju terminoloških posebnosti in se posvetovala v primeru vprašanj ali dvomov – navsezadnje drži, da več glav več ve. Tako se je zmanjšala količina revizorjevih popravkov zaradi usklajevanja terminologije, njegovo delo pa je potekalo hitreje.

V opisanem primeru organizacije prevajalskega procesa smo iskali optimalno razmerje med rokom zagotovitve prevodov in njihovo kakovostjo. Čeprav bi bilo mogoče zagotoviti prevode hitreje, bi ob ubiranju bližnjic zagotovo pomembno trpela kakovost prevoda.

To naročilo je le še okrepilo naše prepričanje o pomembnosti komunikacije med vsemi deležniki prevajalskega procesa, še posebej pa v neprestano in odkrito komunikacijo z naročnikom. Hvaležni smo bili za ažurnost in pomoč pri reševanju vsebinskih in terminoloških izzivov in za fleksibilnost ob iskanju srednje poti med njihovimi časovnimi zahtevami in našo željo po čim bolj kakovostnih prevodih.

Kakšne pa so vaše izkušnje z zahtevnimi naročili? Veseli bomo, če jih delite z nami v komentarjih spodaj – skupaj bomo našli način, kako lahko prihodnjič pomagate vašemu izbranemu ponudniku prevajalskih storitev postopati (še) bolje. Bi radi svoje zahtevno naročilo zaupali strokovnjakom, ki kakovosti nikoli ne postavijo na stranski tir? Pošljite nam povpraševanje na info@alamma.eu in skupaj strimo ta trd oreh!